Merk je als leidinggevende dat jouw team veel tijd kwijt is aan het opzoeken en delen van informatie? Wil jij de processen in je bedrijf optimaliseren? Dan is een document management systeem voor jouw organisatie mogelijk de oplossing die jullie helpt tijd te besparen en orde op zaken te stellen. Benieuwd of een document management systeem bij jouw organisatie past? Lees dan snel verder om te ontdekken wat een document management systeem is, welke voordelen het heeft en voor welke organisaties het geschikt is.
Wat is een document management systeem?
Een document management systeem, ook wel DMS genoemd, is een systeem dat je binnen een organisatie kunt gebruiken om de data van documenten, zoals de auteur, de naam, beschrijving, status en datum waarop het document geschreven is, gemakkelijk kunt bewaren en terugvinden. Je kunt de documenten in de databank van dit systeem opslaan, maar je kunt ook gebruikmaken van een beveiligde online cloud om je documenten en data in op te slaan. Door te werken met een document management systeem, maak je voor de juiste mensen binnen jouw organisatie de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar. Altijd en op ieder gewenst moment.
Wat zijn de voordelen van een document management systeem?
Door te werken met een document management systeem, maak je het voor de mensen in je organisatie gemakkelijker om informatie te vinden, delen en te bewerken. Wanneer je kiest voor een systeem met de functie versiebeheer, maak je het ook nog eens makkelijk om eerdere versies van een document terug te vinden. Bijvoorbeeld wanneer er een fout is gemaakt bij het bewerken. Dit bespaart je medewerkers enorm veel tijd en maakt mensen productiever. Ook neemt het frustratie weg en maakt het makkelijker om samen te werken aan documenten of projecten. Tenslotte maakt een dergelijk systeem het digitaliseren van de documenten en informatie die binnen jouw organisatie aanwezig is een stuk makkelijker.
Is een document management systeem geschikt voor mijn organisatie?
Overweeg jij om te gaan werken met een document management systeem, maar weet je niet zeker of dit bij jouw organisatie past? Ga dan eens na of jouw organisatie past binnen de volgende criteria:
-
Het opzoeken en delen van informatie kost de mensen in je organisatie veel tijd;
-
Je hebt het gevoel dat je meer kunt halen uit je data;
-
Het valt je op dat informatie veel blijft liggen;
-
Er worden onnodig veel fouten gemaakt vanwege onvoldoende structuur.